gmailogo

Para mi cuenta de correo electrónico utilizo Gmail como la mayoría de los que trabajamos en Internet. El servicio de correo de Google es de los que ofrecen más posibilidades: capacidad, herramientas, intuitividad, calidad, privacidad… son muchos los factores. Por ello quiero comentar cómo utilizo yo Gmail, que herramientas aprovecho, cuales desestimo y el partido que le saco a cada una de ellas. Por supuesto, estoy abierto a que me conteis más consejos para Gmail, más recovecos y más trucos que sean útiles.

Voy a empezar por como utilizo las etiquetas de manera eficiente y cómo he llegado a la conclusión de que la manera en que las uso es la más productiva. Para los que no sepais de que hablo me refiero a las etiquetas que aparecen en el sidebar izquierdo de vuestra cuenta de Gmail. Por defecto salen “Personal”, “Viaje” y alguna más. Pues bien, para etiquetar un email tan sólo teneis que seleccionarlo y etiquetarlo (el menú superior del correo os da la opción) con la que creais más apropiada. Y aquí viene mi primer consejo.

¿Cuantas etiquetas tengo que crear?
¿Mejor muchas y generales, o pocas y concretas?

En mi opinión las justas, no hay que segmentar más de lo necesario. Pero si que hay algunas que considero “obligatorias“.  Para empezar la primera etiqueta que hay que crear es la de “Terminado” o “Finalizado” para así marcar los emails que ya estén resueltos y que en principio no haya que tocar más. Esto os ahorrará mucho tiempo en comparación con lo que cuesta etiquetarlo, ya que será cuestión de pegarle un vistazo al correo para ver si tenéis mucho hecho o mucho por hacer. Una vez creada ésta todo depende del uso que le vayas a dar al correo, pero creo que otra etiqueta que marque los emails pendientes de revisar o de contestar, es más que importante, la podéis llamar “Pendiente“, por ejemplo. Así cuando entres a tu correo de un vistazo sabras por que emails tienes que moverte. Por eso “Finalizado” y “Pendiente” las considero imprescindibles. Después podéis crear algunas como “Urgente” o “Importante” para que todavía sea más intuitivo vuestro correo.

Como sabéis a las etiquetas le podeis dar un color u otro, es conveniente que eligais bien y no cambieis continuamente los colores de las etiquetas. Quiero decir, si la etiqueta “Pendiente” es verde, dejala verde. Si cambias demasiado pierdes en intuitividad y rapidez, y todavía más si esa cuenta de correo la utilizan otros usuarios. Puedes ser un poco caótica la solución. Si se os acaban los colores o queréis darle un toque más personal, podeis recurrir a una herramienta de Google Labs (podéis activar Google Labs desde el menú de configuración) llamada “Colores de etiqueta personalizados“ por Mark K que os dará la opción de agregar colores personalizados a las etiquetas tanto a la fuente del nombre de la etiqueta como a la etiqueta en sí. Es un poco rizar el rizo, pero yo la uso…es cuestión de gustos y del número de etiquetas que tengas. Si necesitas muchas a veces hace falta algún color más.

Creo que cuando descubrí las etiquetas de Gmail, descrubrí América. Siempre andaba muy perdido con el correo, muchos entrantes y solo con la opción de ponerle una estrellita al mensaje que consideraba importante no era bastante. Os digo que la productividad de mi tiempo trabajando en Gmail se ha multiplicado por 10 desde que las uso, os las recomiendo mucho.

Otros post relacionados