Algo de lo que hace tiempo me dí cuenta como webmaster es la importancia que tiene llevar una buena organización y orden de tus contactos. En general en casi todas las profesiones es importante, pero como webmaster son muchos los emails con los que trabajas y a veces puede resultar caótico. Y es que precisamente un webmaster no trabaja con direcciones postales, trabaja normalmente poco con teléfonos, pero sí trabaja siempre con direcciones de correo electrónico.

La organización de tus contactos puede condicionar tus posibilidades de futuro. Relacionándolo con el post “Política contestar TODOS los emails“, si eres webmaster, el correo electrónico forma parte de una de las herramientas más importantes con las que trabajas. Si contestas todos los emails, y llevas una buena gestión de a quién te diriges, ganarás en productividad y posibilidades.

¿Como organizar tus contactos? Yo he probado decenas de gestores de contactos, pero todavía no he encontrado ninguno que pueda sincronizar con todos mis ordenadores. Yo cuando me planteé la gestión de contactos en serio, quería algo que pudiera tener a mano en cualquier momento. Así que como trabajo con Gmail, creé una tabla excel en Google Docs, de manera que a parte de poder verla desde cualquier lado, también pudiera compartirla con mis socios y ellos conmigo.

Ya veis, una simple tabla de excel con varios items puede hacerte el apaño. En mi caso trabajo con bastantes items por contacto, aunque no necesariamente rellene siempre todos. Pero cuanta más información tengas sobre quién quieras dirigirte o consultar, mejor. Dicen que la información es poder. Es un pequeño esfuerzo el rellenarlo y mantener actualizada la excel, pero a la larga es sumamente útil.

Una opción que da Evernote es que puedes recortar cualquier cosa que estes viendo en tu pantalla. Yo he creado una libreta exclusiva para contactos. De esta manera cada vez que veo la firma de un email, o un párrafo en una web donde esta la información o el correo electrónico de ese contacto, lo capturo y lo almacena. Luego dedico media horita a la semana a completar la excel con esos datos recopilados.

Algunos de los items que pongo para cada contacto son: Id (número ordinario correspondiente del contacto), nombre, categoría, web, persona de contacto, email, fecha de la última vez que contacté, teléfono, dirección postal y luego otros items específicos a los servicios que ofrezco en cada una de las webs.

Lo bueno que tiene excel es la opción de usar varias hojas. Puedes tener todos los contactos en un mismo excel, pero separados por web con la que trabajes o cualquier otro criterio. Es un sistema sencillo y muy útil. No he inventado nada, pero si creo que es conveniente trabajarlo y tenerlo muy en cuenta. Es importantísimo cuidar los contactos, y como webmaster mucho más.

Otros post relacionados