Si trabajas con Gmail y te has dado cuenta de que la mayoría de emails que envías o que contestas son muy repetitivos, estoy seguro de que te puede interesar esta opción que proporciona Google Labs.  Seguro que es tu caso y que muchas veces has redactado el mismo email varias veces y has perdido tiempo de forma innecesaria.

Se trata de las “Respuestas prediseñadas“, es decir “grabar” ese o esos emails y con solo un click añadir en el email que estes redactando. Así te puedes olvidar de copiar y pegar desde el Notepad o el bloc de notas (algo que hacía yo hasta conocer esta magnifica herramienta). Es decir, si siempre tienes que contestar lo mismo a ciertos emails, no tendras que redactarlo cada vez, con las respuestas prediseñadas de Gmail podras hacerlo directamente.

Os explico como activar esta opción.

1 – Dentro de vuestra cuenta de Gmail ir a configuración.

2- En el panel de configuración ir a la subcaterogría “Labs” marcada en rojo en la imagen que os muestro.

3- Una vez en “Labs” veréis un motón de opciones . Buscad “Respuestas prediseñadas“:  “El correo electrónico ideal para los que son muy perezosos. Guarda los mensajes que sueles escribir y envíalos con el botón que se encuentra junto al formulario “Redactar”. También puedes utilizar los filtros para enviar correos electrónicos.”

4- Una vez habilitada la opción se os reiniciará Gmail. Ahora tenéis que ir a “Redactar” un email. Ya os saldrá la opción de “Respuestas prediseñadas” tal como podéis ver en la siguiente imagen:

5- ¿Cómo crear una respuesta prediseñada? Escribe lo que quieres que sea una respuesta prediseñada. Aquí en el ejemplo que os pongo he escrito el siguiente texto: “Esto es una prueba de una respuesta prediseñada“. Una vez tengas escrito el texto haz click en “Guardar” tal como sale en la siguiente captura y dale un nombre a esa respuesta prediseñada (en este caso le he llamado “Prueba“)

6- Ya tienes tu primera respuesta prediseñada. Ahora para añadirla tienes que hacer click en “Respuestas prediseñadas” (justo al lado de “Adjuntar archivo” como puedes ver en la captura) y te saldrán las opciones: “Insertar“, “Guardar” o “Suprimir” (que sirven lógicamente para lo que su propia palabra indica). Así podrás crear tantas respuestas como quieras (desconozco si hay algún límite) y con dos clicks la tendras escrita.

7- ¡Ojo! No añadas la firma en la respuesta prediseñada. Si la añades te saldá repetida. Guarda tu respuesta prediseñada sin firma (borrala) para que la firma salga correctamente, es decir solo una vez.

Con esta herramienta mejoraréis en productividad y perderéis mucho menos tiempo con el correo. Para mí fue todo un descubrimiento y la uso a diario, muchas veces modificando la respuesta prediseñada pero conservando la base.

Cualquier sugerencia o aporte será bien recibido ; )

Algo de lo que hace tiempo me dí cuenta como webmaster es la importancia que tiene llevar una buena organización y orden de tus contactos. En general en casi todas las profesiones es importante, pero como webmaster son muchos los emails con los que trabajas y a veces puede resultar caótico. Y es que precisamente un webmaster no trabaja con direcciones postales, trabaja normalmente poco con teléfonos, pero sí trabaja siempre con direcciones de correo electrónico.

La organización de tus contactos puede condicionar tus posibilidades de futuro. Relacionándolo con el post “Política contestar TODOS los emails“, si eres webmaster, el correo electrónico forma parte de una de las herramientas más importantes con las que trabajas. Si contestas todos los emails, y llevas una buena gestión de a quién te diriges, ganarás en productividad y posibilidades.

¿Como organizar tus contactos? Yo he probado decenas de gestores de contactos, pero todavía no he encontrado ninguno que pueda sincronizar con todos mis ordenadores. Yo cuando me planteé la gestión de contactos en serio, quería algo que pudiera tener a mano en cualquier momento. Así que como trabajo con Gmail, creé una tabla excel en Google Docs, de manera que a parte de poder verla desde cualquier lado, también pudiera compartirla con mis socios y ellos conmigo.

Ya veis, una simple tabla de excel con varios items puede hacerte el apaño. En mi caso trabajo con bastantes items por contacto, aunque no necesariamente rellene siempre todos. Pero cuanta más información tengas sobre quién quieras dirigirte o consultar, mejor. Dicen que la información es poder. Es un pequeño esfuerzo el rellenarlo y mantener actualizada la excel, pero a la larga es sumamente útil.

Una opción que da Evernote es que puedes recortar cualquier cosa que estes viendo en tu pantalla. Yo he creado una libreta exclusiva para contactos. De esta manera cada vez que veo la firma de un email, o un párrafo en una web donde esta la información o el correo electrónico de ese contacto, lo capturo y lo almacena. Luego dedico media horita a la semana a completar la excel con esos datos recopilados.

Algunos de los items que pongo para cada contacto son: Id (número ordinario correspondiente del contacto), nombre, categoría, web, persona de contacto, email, fecha de la última vez que contacté, teléfono, dirección postal y luego otros items específicos a los servicios que ofrezco en cada una de las webs.

Lo bueno que tiene excel es la opción de usar varias hojas. Puedes tener todos los contactos en un mismo excel, pero separados por web con la que trabajes o cualquier otro criterio. Es un sistema sencillo y muy útil. No he inventado nada, pero si creo que es conveniente trabajarlo y tenerlo muy en cuenta. Es importantísimo cuidar los contactos, y como webmaster mucho más.

Me sigo considerando webmaster. Tal vez la palabra haya quedado un poco anticuada en este momento en el que Internet está revolucionado por el movimiento 2.0, o tal vez sea anticuado yo, que me autoetiqueto así. Sea como sea, mi trabajo en la red, a parte de bloguer, es de programar mis cosillas, hacer mis diseños y todo eso plasmarlo en una webs.

Para eso hacen falta herramientas, a mí modo de ver las diferencio en dos grupos: las básicas, y las complejas. Así de sencillo. En este post me apetecía contaros cuales son mis herramientas básicas de trabajo, cual es mi navaja multiusos, con que software puedo hacer las cosas más básicas sin entrar en complicaciones. Por supuesto que lo que puedo hacer con las herramientas básicas lo puedo hacer con las complejas, pero lo que me gusta de las básicas que os voy a comentar ahora es que son más rápidas. Sencillez, efectividad y rapidez. Para florituras utilizo otras cosas. Esta es una lista de las 5 herramientas básicas de un webmaster en general y mías. Cada uno variará en el software, pero el fin de la herramienta y la función que desempeña creo que es común para a todos.

1. Paint [Editor de imágenes] Sí, el Paint de Windows de toda la vida. No os imagináis la de capturas que hago cuando no tengo el Evernote abierto (que cada vez es menos tiempo, la verdad). Con el Paint puedes cortar, copiar y pegar imágenes sin complicación alguna. Para algo rápido o alguna chapuza me va de perlas. Para diseñar, por supuesto que utilizo software más avanzado.
2. Bloc de notas [Editor de texto] En mi barra de tareas es un imprescindible. Otra vez digo lo mismo, Evernote también puede hacer la función, pero en el Bloc de notas, pego texto, anoto ideas, hago brainstorming… Podría utilizar otro de los procesadores de texto que tengo, pero para este tipo de cosas en las que no te importa la forma, el Bloc de notas plasma todo mi contenido, además de serme muy útil cuando estoy programando con html o php para pegar retales y partes que no se donde meter.
3. Calculadora [Funciona] Tengo una pequeña calculadora, pero ojo, en el escritorio de la mesa. También la tengo en mi barra de tareas, pero nada como una calculadora que sume, reste, multiplique y divida para hacer números a grandes rasgos con los dedos. No sé si entra muy bien en el concepto webmaster, pero es básica para mí.
4. Q10 [Editor de texto a pantalla completa] Es el procesador de texto en el que escribo todos y cada uno de mis post, y que funciona a pantalla completa real. El concepto de escribir sin distracciones, sin nada más en la pantalla que las letras que escribes lo “descubrí” gracias a @bertop de Think Wasabi. Aumenta mi productividad un 200%. Cuando solo quiero escribir y nada más que escribir Q10 me ayuda. Nada de twittear mientras escribo, o mirar el facebook y el video que te esta diciendo que veas un amigo por el Messenger.
5. Nvu [Editor de html] Como ya dije en el anterior post “Nvu, mi sencillo y preferido editor de html“, el Nvu es un sencillísimo editor de html que uso para hacer las cosas más básicas de programación. Hace años jugueteaba con el Frontpage, pero mi tendencia a intentar utilizar cada vez más software libre y la extremada sencillez e intuitividad de este editor ha hecho que tenga un hueco en mi top 5 de imprescindibles para trabajar.

Una de las ventajas importantes de utilizar Gmail como cuenta de correo electrónico son sus etiquetas, que te permiten clasificar los emails de una manera bastante efectiva.

A cada etiqueta le das un color y así cada vez que entres a tu cuenta de un solo vistazo puedes localizar mejor los emails que buscas que previamente has etiquetado, a parte de que luego puedes seleccionar cualquiera de las etiquetas para que te salga el listado de todos los emails que están marcados con una u otra. Es un sistema muy ventajoso que ayuda a ahorrarse quebraderos de cabeza cuando quieres buscar algún email u organizarte el correo aseadamente. El problema surge cuando tienes un número considerable de etiquetas y los colores que por defecto te proporciona Gmail no son suficientes como para diferenciar unas etiquetas de otras. Gmail por defecto te deja elegir entre estos pocos colores:

Pero el filón de recursos de Gmail Labs ha tomado medidas sobre ello y ha dado una solución. En “Configuración – Labs” podéis encontrar la  siguiente opción:

En el momento que la habilites prueba a volver a cambiar el color de una  etiqueta. A parte de la variedad de colores que te aparecían por defecto  ahora tienes la opción de “Añadir color personalizado” tal y como muestro en la imagen.

Una vez habilitada esta opción de Gmail Labs y seleccionando la opción de “Añadir color personalizado” os saldrá un panel con una paleta de colores para el color y para el texto de la etiqueta, de manera que podréis tener bastante más colores para ellas. Las paletas de colores que salen son éstas:

Esta opción de añadir más colores a una etiqueta es otro pequeño recursos de Gmail Labs que nos puede hacer mucho más eficiente nuestro tiempo gestionando el correo eléctronico. A mí en alguna de las cuentas de correo que tengo me es muy útil, puesto que tengo muchos  emails de muchas temáticas y necesito muchas etiquetas para poder organizarme. Espero que si no conocías esta opción te sea tan útil como a mí.

Y si tienes alguna duda…dejame un comentario y te hecho un cable!

Algo que cuando descrubrí me fue realmente útil, fue encontrar la manera de colocar en Gmail la firma justo al final de lo que escribo y no al final del email como pasa de forma predeterminada.

A veces es muy incómodo que tu firma, que has configurado para que se inserte siempre, se vea bien justo al final del email que estas escribiendo, pero al haber varios emails adjuntos (debido a que ese email es la contestación a otros, por ejemplo) no lo hace y se coloca al final del email. Así el remitente no la ve al final de tu escrito, la verá en la parte final, si es que lee hasta los emails anteriores insertados en el que escribes. Para esto Google Labs ha puesto solución.

A continuación os muestro los pasos a seguir para configurarlo:

1 – Dentro de nuestra cuenta de Gmail ir a configuración.

2- En el panel de configuración ir a la subcaterogría “Labs” marcada en rojo en la imagen que os muestro.

3- Una vez en “Labs” veréis un motón de opciones nuevas. Así definen ellos Labs: “Gmail Labs es un centro de pruebas de las funciones experimentales que no están preparadas para estrenarse. Pueden cambiar, estropearse o desaparecer en cualquier momento.” Hay muchas opciones que son interesantes y pueden mejorar mucho la utilidad de Gmail, próximamente os hablaré de ellas.

4- Dentro de Labs tenéis que localizar la opción llamada “Retoques de la firma de Keith C y Dave C” como veis en la imagen marcado en rojo. Tan sólo tenéis que habilitarla.

Está es la solución para que vuestra firma se muestre siempre al inicio de cualquier email que escribais, de manera que quede justo debajo de las últimas palabras que escribis y no al final de todo el email completo. Espero que os sea igual de útil que lo ha sido para mí. Y si os queda alguna duda o tenéis algo más a aportar…ya sabéis, a comentar!

El otro día buscando un código para rotar banners de manera aleatoria tuve muchas dificultades para encontrar uno sencillo y que funcionara. Además, buscando en Google en webs de ayuda en programación para webmasters, siempre me salía el código para la rotación de imagenes sobre una misma, y no lo que yo quería: varios banners que por separado vayan cambiando de posición cada vez que pases a una página diferente o actualides tu navegador.
Como creo que compartir conocimientos es lo que enriquece y lo que hace que aprendamos todos os dejo aquí el código que tanto me costó encontrar:

<script type=”text/javascript”>
function randOrd()
{
return (Math.round(Math.random())-0.5);
}
function randBan(){
var parceiros = new Array();

parceiros[0]=’CÓDIGO DEL BANNER‘;

parceiros[1]=’CÓDIGO DEL BANNER‘;

parceiros.sort( randOrd );
for(i=0;i<=parceiros.length-1;i++) document.write(parceiros[i] + ‘<br>’);
return;
}
randBan();
</script>

Vía Diccas Blogger

Es fundamental para un bloguer y sobretodo, para un webmaster el seguimiento de las visitas de su sitio web. Una herramienta gratuita y avanzada, a parte de las estadísticas que puedes obtener de tu hosting, que tal vez sean más directas, es Google Analytics, que seguro conoceréis todos.

A partir de un estudio de las visitas de tu web puedes sacar conclusiones de tu trabajo y aunque, en mi opinión no deben influir al 100% en tus objetivos, si que deben tener una importancia relativa, ya que es el termómetro dice si la “vida” de tu web esta cerca de dónde quieres llegar o lejos. Ésto claro está, basandose en la variedad de datos que proporciona Google Analytics. Algunos que considero fundamentales revisar mínimo una vez por semana son los siguientes:

1 – Lo primero que hay que mirar, y és lo primero que se visualiza en la cuenta es el “Porcentaje de cambios” de visitas en tu web. Aconsejo medirlo mensualmente, un mes es una buena base para empezar a comparar estadísticas de crecimiento o decrecimiento. Visualmente es muy claro, números verdes si hay crecimiento, rojos si hay decrecimiento.

2 – Otra cosa fundamental que hay que mirar antes del número de visitas que hayas podido tener un día u otro es la fuente de las visitas. De dónde proceden las visitas: de motores de búsqueda, tráfico directo, sitios web referencia… Ésto es un buen análisis de si, en tu web estás trabajando bien el SEO (reflejado en los motores de búsqueda), de si tienes una buena política de intercambios de links (sitios web referencia) o de si tu dominio ha “calado” en los usuarios y se meten directamente.

3 – Importante por supuesto el número de visitas y las páginas/visita. La primera por supuesto es la base de todo lo demás, si tienes muchas visitas perfecto, si tienes muy pocas tienes que trabajar para aumentarlas como es lógico. La segunda tiene más profundidad. Si tienes una web con muchas páginas y estas dos cifras se parecen mucho significará que el usuario ve pocas páginas, al contrario que si hay pocas visitas pero muchas páginas vistas. Ésto es importante estudiarlo, ya que dependiendo de la web puedes sacar unas conclusiones u otras.

4 – Una variable importantísima es el “Promedio de tiempo en el sitio“. Si, por ejemplo, tienes una web diseñada para que el usuario interactue y pase un buen rato, y el promedio de tiempo es bajo planteate qué puede hacer que el usuario se vaya tan rápido.

5 – Y la quinta estadística fundamental es “Visión general del contenido” donde podras ver las urls más vistas en tu web. Es clave para saber por dónde se mueven más los usuarios de tu web.

Con estos 5 básicos datos puedes hacerte una idea de como va tu sitio. Por supuesto que hay muchísimos más y más avanzados. Los comentaré en siguientes entregas del post.

Por supuesto que estas variables tienen un punto subjetivo, ya que depende del sitio web que estés trabajando. Tal vez quieras muchas visitas, todas a la misma url, que pasen poco tiempo en la web y que vengan tan sólo de un mismo enlace, por poner un ejemplo. Por eso hay que tener claro unos objetivos de tipo de visitas y trabajar a partir de ellos.

Como webmaster y bloguer más de una vez me he hecho esta pregunta, poco correcta, pero muy real de cara a conocer a los usuarios: ¿hace el Captcha que alguien que comentaría en una entrada, por pereza de no escribirlo no comente? Digo poco correcta porque se puede pensar que estoy diciendo algo malo. Porque sí, todo el mundo es anti-spam pero no todo el mundo colabora para que no haya spam.

Es evidente que el Captcha (Captcha es el acrónimo de Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart Prueba de Turing pública y automática para diferenciar máquinas y humanos) es una arma de gran valor en contra del tan indeseable spam (por cierto ¿alguien conoce a algún individuo que se dedique a hacer spam puro y duro? del que sabes de sobra que es una maquinita que se dedica a hackear webs, no del que quiere que lean sus post o que visiten su blog y lo hace a muy pequeña escala… ¡Es que yo no conozco a nadie que se dedique a ésto! me pica la curiosidad…) y que ayuda a que la red se mantenga cada vez más limpia de contenidos no deseados.

Pero yo sí que he llegado a plantearme cómo influye el Captcha en el usuario. Como webmaster viene de lujo porque eliminas gran parte del spam que recibes, pero como usuario tengo que reconocer que a veces, por no poner el típico Captcha ilegible, he decidido no comentar o no participar. Y eso mirandolo como webmaster tira para atrás, porque se convierte en una especie de caja de pandora. Si la abres (no usas Captcha) te vendrá spam casi con seguridad y comentarios sanos también, te vendrá de todo…¿pero habrán menos sanos? Formulado de otra forma, ¿es una afirmación real que habrán usuarios que se tiren atrás con el Captcha y por no molestarse no comenten? Yo creo que sí.

A pesar de esta conclusión, ayer mismo instalé un plugin en éste blog para que cuando queráis comentar haya Captcha. Creo que aunque haga que alguien se eche atrás a la hora de comentar por no tomarse las molestias, merece la pena, porque ya estaba recibiendo spam, y seamos sinceros: me daba mucha rabia ver que un comentario a moderar nuevo era spam puro y duro.

Además quiero aprovechar para que esta “vagancia” de la que hablo, sobre no comentar o no participar en un blog o web por no pararse 10 segundos, es al fin y al cabo la que hace que el spam sobreviva.

Así que a pesar de las consecuencias negativas que puede llegar a tener el Captcha, lo recomiendo a bloggers y webmasters que se planteen ponerlo. Tal vez tratar estas consecuencias negativas sea políticamente incorrecto, que alguien pueda pensar “oh!, está poniendo en duda una medida como algo tan horrible como el spam!”, pero es una realidad que como webmaster se llega a plantear en ocasiones puntuales (no es lo mismo una web con miles de visitas que una con poquitas… o una programacion libre con una seguridad ínfima que otra con una seguridad mucho más trabajada)

Captcha según la wikipedia
Spam según la wikipedia

Formo parte de la red social Twitter como podéis ver en la imagen delsidebar derecho. Somos muchisimos lo que twitteamos a diario y los que nos enriquecemos de lo que nos cuentan nuestros amigos o conocidos.

Desde que empecé con Twitter con la cuenta de @portaldelrock hasta que creé mi cuenta personal @misanzex he aprendido muchísimo de twitteros y bloguers como Berto Pena de Thinkwasabi @bertop, Jordi Pérez @jordi_perez, Emilio Márquez @Emiliomarquez… y comparto información con mi cuenta de Portaldelrock.com con @mondo_sonoro @indienauta @rockzone… y sigo a personajes que me llaman la arención del mundo de la música como @markhoppus (@blink182 Blink 182) o @seblefebvre @pierrebouvier (@simpleplan Simple Plan) entre otros muchos. Asombra la cantidad de información de valor que se obtiene gracias al Twitter .

Hay cantidad de post publicados en la red acerca de como orgnizarse de manera eficiente para no colapsar nuestro coco con tanta información. Pero como todavía no soy un experto twittero simplemente os voy a contar como me organizo yo. Utilizo dos aplicaciones:

• Echofon: un aplicación sencillita, integrada en Firefox y que permite estar al tanto de los twets que van saliendo. Es demasiado sencilla porque no puedes hacer RTs, ni mandar mensajes directos de una manera rápida e intuitiva. Pero lo dicho, para estar al tanto viene bien.
• Hootsuite: una aplicación completísima y con la que me organizo. Puedes crear varias columnas y administrar tu home de Twitter, tus favoritos, tus propios tweets, los mensajes directos que te llegan, hacer búsquedas, ver los perfiles de los usuarios de manera rápida…y muy útil para hacer RTs de una manera rápida. Además, y lo más importante para mí es que es multicuentas. Asi que desde ahí controlo la cuenta de Portaldelrock.com y la mía propia.

Como dije hace unos días en mi Twitter “twitterfox (Echofon) para estar al tanto y no despistarme… hootsuite para estar atento a TODO!“

P.D: Ahora haced uso del RT que tengo en la parte superior izquierda de cada post

Para mi cuenta de correo electrónico utilizo Gmail como la mayoría de los que trabajamos en Internet. El servicio de correo de Google es de los que ofrecen más posibilidades: capacidad, herramientas, intuitividad, calidad, privacidad… son muchos los factores. Por ello quiero comentar cómo utilizo yo Gmail, que herramientas aprovecho, cuales desestimo y el partido que le saco a cada una de ellas. Por supuesto, estoy abierto a que me conteis más consejos para Gmail, más recovecos y más trucos que sean útiles.

Voy a empezar por como utilizo las etiquetas de manera eficiente y cómo he llegado a la conclusión de que la manera en que las uso es la más productiva. Para los que no sepais de que hablo me refiero a las etiquetas que aparecen en el sidebar izquierdo de vuestra cuenta de Gmail. Por defecto salen “Personal”, “Viaje” y alguna más. Pues bien, para etiquetar un email tan sólo teneis que seleccionarlo y etiquetarlo (el menú superior del correo os da la opción) con la que creais más apropiada. Y aquí viene mi primer consejo.

¿Cuantas etiquetas tengo que crear?
¿Mejor muchas y generales, o pocas y concretas?

En mi opinión las justas, no hay que segmentar más de lo necesario. Pero si que hay algunas que considero “obligatorias“.  Para empezar la primera etiqueta que hay que crear es la de “Terminado” o “Finalizado” para así marcar los emails que ya estén resueltos y que en principio no haya que tocar más. Esto os ahorrará mucho tiempo en comparación con lo que cuesta etiquetarlo, ya que será cuestión de pegarle un vistazo al correo para ver si tenéis mucho hecho o mucho por hacer. Una vez creada ésta todo depende del uso que le vayas a dar al correo, pero creo que otra etiqueta que marque los emails pendientes de revisar o de contestar, es más que importante, la podéis llamar “Pendiente“, por ejemplo. Así cuando entres a tu correo de un vistazo sabras por que emails tienes que moverte. Por eso “Finalizado” y “Pendiente” las considero imprescindibles. Después podéis crear algunas como “Urgente” o “Importante” para que todavía sea más intuitivo vuestro correo.

Como sabéis a las etiquetas le podeis dar un color u otro, es conveniente que eligais bien y no cambieis continuamente los colores de las etiquetas. Quiero decir, si la etiqueta “Pendiente” es verde, dejala verde. Si cambias demasiado pierdes en intuitividad y rapidez, y todavía más si esa cuenta de correo la utilizan otros usuarios. Puedes ser un poco caótica la solución. Si se os acaban los colores o queréis darle un toque más personal, podeis recurrir a una herramienta de Google Labs (podéis activar Google Labs desde el menú de configuración) llamada “Colores de etiqueta personalizados“ por Mark K que os dará la opción de agregar colores personalizados a las etiquetas tanto a la fuente del nombre de la etiqueta como a la etiqueta en sí. Es un poco rizar el rizo, pero yo la uso…es cuestión de gustos y del número de etiquetas que tengas. Si necesitas muchas a veces hace falta algún color más.

Creo que cuando descubrí las etiquetas de Gmail, descrubrí América. Siempre andaba muy perdido con el correo, muchos entrantes y solo con la opción de ponerle una estrellita al mensaje que consideraba importante no era bastante. Os digo que la productividad de mi tiempo trabajando en Gmail se ha multiplicado por 10 desde que las uso, os las recomiendo mucho.