Si trabajas con Gmail y te has dado cuenta de que la mayoría de emails que envías o que contestas son muy repetitivos, estoy seguro de que te puede interesar esta opción que proporciona Google Labs.  Seguro que es tu caso y que muchas veces has redactado el mismo email varias veces y has perdido tiempo de forma innecesaria.

Se trata de las “Respuestas prediseñadas“, es decir “grabar” ese o esos emails y con solo un click añadir en el email que estes redactando. Así te puedes olvidar de copiar y pegar desde el Notepad o el bloc de notas (algo que hacía yo hasta conocer esta magnifica herramienta). Es decir, si siempre tienes que contestar lo mismo a ciertos emails, no tendras que redactarlo cada vez, con las respuestas prediseñadas de Gmail podras hacerlo directamente.

Os explico como activar esta opción.

1 – Dentro de vuestra cuenta de Gmail ir a configuración.

2- En el panel de configuración ir a la subcaterogría “Labs” marcada en rojo en la imagen que os muestro.

3- Una vez en “Labs” veréis un motón de opciones . Buscad “Respuestas prediseñadas“:  “El correo electrónico ideal para los que son muy perezosos. Guarda los mensajes que sueles escribir y envíalos con el botón que se encuentra junto al formulario “Redactar”. También puedes utilizar los filtros para enviar correos electrónicos.”

4- Una vez habilitada la opción se os reiniciará Gmail. Ahora tenéis que ir a “Redactar” un email. Ya os saldrá la opción de “Respuestas prediseñadas” tal como podéis ver en la siguiente imagen:

5- ¿Cómo crear una respuesta prediseñada? Escribe lo que quieres que sea una respuesta prediseñada. Aquí en el ejemplo que os pongo he escrito el siguiente texto: “Esto es una prueba de una respuesta prediseñada“. Una vez tengas escrito el texto haz click en “Guardar” tal como sale en la siguiente captura y dale un nombre a esa respuesta prediseñada (en este caso le he llamado “Prueba“)

6- Ya tienes tu primera respuesta prediseñada. Ahora para añadirla tienes que hacer click en “Respuestas prediseñadas” (justo al lado de “Adjuntar archivo” como puedes ver en la captura) y te saldrán las opciones: “Insertar“, “Guardar” o “Suprimir” (que sirven lógicamente para lo que su propia palabra indica). Así podrás crear tantas respuestas como quieras (desconozco si hay algún límite) y con dos clicks la tendras escrita.

7- ¡Ojo! No añadas la firma en la respuesta prediseñada. Si la añades te saldá repetida. Guarda tu respuesta prediseñada sin firma (borrala) para que la firma salga correctamente, es decir solo una vez.

Con esta herramienta mejoraréis en productividad y perderéis mucho menos tiempo con el correo. Para mí fue todo un descubrimiento y la uso a diario, muchas veces modificando la respuesta prediseñada pero conservando la base.

Cualquier sugerencia o aporte será bien recibido ; )

Cómo últimamente ando metido en un par de aventuras o proyectos personales, voy a seguir hablando de como manejarlos.

Algo importantísimo, y que he aprendido equivocándome es testear lo que estas haciendo, mejor dicho lo que has terminado, antes de lanzarlo a la red. Es fundamental, ya que si alguien detecta errores antes que tu una vez este lanzado te habrás creado una imagen poco profesional. Sobretodo para los que usamos mucho el método prueba-error es algo que no podemos descuidar.

A mi me ha pasado cientos de veces. darle al botón “enter” corriendo y deprisa y más tarde darte cuenta, o bien porque te han avisado, o bien porque lo has visto tú, de que hay errores, a veces garrafales.

Así que os voy a contar mis métodos para evitar al máximo este tipo de errores.

1- Desgasta los “Vista previa” o “Previsualizar“. Siempre que tengas la opción, pégale un vistazo a lo que has hecho antes de, como he dicho antes, lanzarlo.

2- Utiliza, si se trata de un proyecto web, un dominio de pruebas. Testea primero las cosas en algún dominio que tengas en desuso, y sino hazte con uno específicamente para testear.

3- Repasa tooodo lo que hayas tecleado una vez lo hayas terminado. Pero no lo hagas deprisa y corriendo, las prisas no son buenas. Yo lo hago así: cuando he terminado y por fin he terminado ese proyecto, esa web, ese post… haz un breve descanso. Date una vuelta y una vez aireado repasalo. Es entonces cuando veras mejor si hay errores. En un caso extremo, cuando se trate de algo grande y vayas sobrado de tiempo, incluso puedo dejar un semana entera sin tocar eso que acabo de terminar para volverlo a revisar con otra perspectiva.

4- No esta de más que pruebes a ver como ha quedado el asunto en varios navegadores. Algunos son quisquillosos (no voy a citar ninguno en concreto…) y dan problemas. Asegúrate de que todo el mundo va a poder ver eso que vas a lanzar sin errores ni problemas.

5- Un buen método de testeo, es que directamente lo haga otro. Enséñaselo a un compañero o amigo para que lo pruebe, lo lea o lo analice. Ya sea un experto en el tema o un completo ignorante verá cosas que no tu has podido ver. Cuatro ojos ven más que dos.

Fotografía extraída de Flickr

1 Originalidad – Los mejores blogs tienen algo diferente. Son originales, probablemente empezaron en la sombra y gracias a ser los pioneros en eso que les diferenciaba desde un principio (diseño, temática, estilo de escritura…) han conseguido muchos seguidores. Cada vez hay más blogs y muchos parecen repetidos, pero los originales siempre se ven a la legua… y son los que gusta leer.

2 Finalidad – Me gusta leer un blog que tenga alguna finalidad. Que quiera transmitir algo. Que cuando lo leas, aprendas y sus palabras te hagan pensar. Al final en un blog lo que se pretende es comunicar y uno bueno tiene que hacerlo. Tiene que marcarte de alguna manera. Los blogs que seguimos, pero que nos dejan indiferentes… pierden valor.

3 Periodicidad – Es fundamental que un blog, además de ser bueno en temática, escritura, originalidad… etc, tenga una periodicidad regular de posteo. No me refiero a mucho posteo, sino a que tenga regularidad, que intuyas más o menos cuando va a salir ese post nuevo que tal vez te sorprenda. Un blog que mete 5 post al día es muy complicado de seguir y creo que pierde encanto. Lo poco gusta… pero si es mucho acaba cansando. Un buen bloguer creo que tiene que saber dosificar su posteo para “enganchar” al lector.

4 Criterio – Un blog tiene que tener un rumbo. No se puede contradecir. Me gustan los blogs que sabes por donde van a tirar cuando tratan un tema. El bloguer tiene que tener personalidad y criterio en la escritura, de alguna manera estilo. Tiene que saber donde quiere llegar con ese post que esta escribiendo y hacérselo llegar al lector.

5 Diseño- Tal vez secundario pero no por ello menos importante. No hacen falta muchas florituras para un buen blog. El diseño tiene que ser estiloso, directo, sin complicaciones, accesible, rápido, intuitivo, y por supuesto que marque la diferencia. Tiene que llamar la atención, ya sea porque es blanco completamente y la fuente times new roman negra, o porque este organizado de una forma original y novedosa. El blog tiene que entrar por los ojos, tiene que apetecerte visitarlo.

Fotografía extrída de Flickr

Hace muchos años que llevo anotando para mi trabajo en la red. Cuando tienes un proyecto en mente o cuando lo estas desarrollando, cientos de ideas circulan por la mente sobre como hacer esto o aquello, o simplemente qué hacer. No siempre he tomado nota de mis ideas tan intensivamente como lo hago ahora, tal vez sea por la cantidad de información que me llega a través de redes sociales, prensa, libros… que en mi caso últimamente esta siendo mucho mayor.

Por eso me he parado a pensar, y a escribir acerca de, primero, la importancia de tomar notas, y segundo, la importancia de como tomarlas.

Hace unos años leí un libro acerca de Fito (el de Platero y Tú, y Fito&Fitipaldis). En realidad el libro era una entrevista a este gran músico. Me llamó la atención cuando decía que muchas eran las melodías e ideas para temas nuevos que le surgían, pero que muchas se le escapaban, por no grabarlas o anotarlas, se quedaban en el olvido. Imagínate la de temas que se le habrán quedado a Fito en el tintero. A Fito y a la gran mayoría de los músicos, claro. A partir de ese momento me dí cuenta que yo también dejaba pasar muchas ideas, y que debía anotar hasta la más descabellada, sin obsesionarme, pero tenía que intentar incidir en ello. Creo que desde ese momento, desde que anoto,  mis trabajos son mejores, son más productivos y me apasiona todavía más mi trabajo en la red al hacer casi todo lo que mi mente da de sí. Vamos, que no se me quedan demasiadas “canciones en el tintero“, o eso intento.

¿Cómo anotar tus ideas? Hay mil métodos. Yo os voy a contar los míos. El más básico y elemental, y al que recurro cuando no me da tiempo a hacer otra cosa es anotarme la palabra clave de la idea en la misma mano. Es poco glamouroso, sí, pero prefiero tenerla ahí a que se me olvide. En mi escrito, justo donde estoy escribiendo este mismo post, tengo mi taquito de post it donde escribo, mis ideas, cosas que tengo que hacer, recordatorios... A veces también utilizo el mismo teléfono móvil. Ahora mismo tengo un móvil muy limitado, un Nokia de llamar y enviar mensajes y poquito más,  así que aprovecho el borrador de los sms para escribir ideas que me rondan por la cabeza. En mi mesita de noche guardo un lápiz y una libreta por si se me ocurre algo en el último momento del día, cuando suelo estar leyendo. Lo que vengo a decir, es que para mí son fundamentales bolígrafo y papel para anotar ideas.

Hace poco descubrí Evernote, y sinceramente ha sido el descubrimiento del año para mí. Jamás me había sido tan útil una herramienta para tomar notas. En mi Evernote anoto de todo, ideas para post, tareas pendientes, hago brainstorming, estructuro el desarrollo temporal de los proyectos que tengo en el tintero, capturo todo tipo de notas que encuentro en webs… Puedo decir que Evernote ha cambiado mi forma de trabajar, para hacerla más creativa y eficaz.

Como webmaster y blogger os debo decir que anotar tus ideas es un buen hábito que aconsejo. Bolígrafo, papel y Evernote. Que no se nos queden más “canciones en el tintero“.

Las grandes cosas salen a veces de ideas descabelladas Anotémoslas.

Una de las ventajas importantes de utilizar Gmail como cuenta de correo electrónico son sus etiquetas, que te permiten clasificar los emails de una manera bastante efectiva.

A cada etiqueta le das un color y así cada vez que entres a tu cuenta de un solo vistazo puedes localizar mejor los emails que buscas que previamente has etiquetado, a parte de que luego puedes seleccionar cualquiera de las etiquetas para que te salga el listado de todos los emails que están marcados con una u otra. Es un sistema muy ventajoso que ayuda a ahorrarse quebraderos de cabeza cuando quieres buscar algún email u organizarte el correo aseadamente. El problema surge cuando tienes un número considerable de etiquetas y los colores que por defecto te proporciona Gmail no son suficientes como para diferenciar unas etiquetas de otras. Gmail por defecto te deja elegir entre estos pocos colores:

Pero el filón de recursos de Gmail Labs ha tomado medidas sobre ello y ha dado una solución. En “Configuración – Labs” podéis encontrar la  siguiente opción:

En el momento que la habilites prueba a volver a cambiar el color de una  etiqueta. A parte de la variedad de colores que te aparecían por defecto  ahora tienes la opción de “Añadir color personalizado” tal y como muestro en la imagen.

Una vez habilitada esta opción de Gmail Labs y seleccionando la opción de “Añadir color personalizado” os saldrá un panel con una paleta de colores para el color y para el texto de la etiqueta, de manera que podréis tener bastante más colores para ellas. Las paletas de colores que salen son éstas:

Esta opción de añadir más colores a una etiqueta es otro pequeño recursos de Gmail Labs que nos puede hacer mucho más eficiente nuestro tiempo gestionando el correo eléctronico. A mí en alguna de las cuentas de correo que tengo me es muy útil, puesto que tengo muchos  emails de muchas temáticas y necesito muchas etiquetas para poder organizarme. Espero que si no conocías esta opción te sea tan útil como a mí.

Y si tienes alguna duda…dejame un comentario y te hecho un cable!

Es una de las cosas que peor imagen dará a tu web.

Si has subido la web de tu negocio, tu blog, tu portal, tu foro (ya sea negocio online u offline, aunque si es online tiene más delito),  súbela pero con contenido. Queda muy mal crear una web, anunciarla y poner que está en construcción, o el típico dibujito que lo da a entender como el que muestro. No hay cosa que de peor imagen hoy en día de cara a los usuarios que visiten tu web.

Como webmaster he aprendido que, si quieres subir una web, súbela pero con un mínimo de contenido. De lo contrario, si no hay contenido y has puesto que estas “en construcción”, estas dando una imagen lamentable y estas perdiendo visitas/clientes/readers/colaboradores, así que esperate un poco a tener la web en mejores condiciones.

Hace poco ví una gran contradicción que me llamo la atención. Una empresa dedicada a creación de webs tenía su propia web en construcción. ¿Cómo quiere que algún cliente le contrate? Ver ésto me ha dado pie a escribir el post, porque me molesta a la vista seguir viendolo. Deber ser una mania, pero como consejo…

no lo hagas.

Algo que cuando descrubrí me fue realmente útil, fue encontrar la manera de colocar en Gmail la firma justo al final de lo que escribo y no al final del email como pasa de forma predeterminada.

A veces es muy incómodo que tu firma, que has configurado para que se inserte siempre, se vea bien justo al final del email que estas escribiendo, pero al haber varios emails adjuntos (debido a que ese email es la contestación a otros, por ejemplo) no lo hace y se coloca al final del email. Así el remitente no la ve al final de tu escrito, la verá en la parte final, si es que lee hasta los emails anteriores insertados en el que escribes. Para esto Google Labs ha puesto solución.

A continuación os muestro los pasos a seguir para configurarlo:

1 – Dentro de nuestra cuenta de Gmail ir a configuración.

2- En el panel de configuración ir a la subcaterogría “Labs” marcada en rojo en la imagen que os muestro.

3- Una vez en “Labs” veréis un motón de opciones nuevas. Así definen ellos Labs: “Gmail Labs es un centro de pruebas de las funciones experimentales que no están preparadas para estrenarse. Pueden cambiar, estropearse o desaparecer en cualquier momento.” Hay muchas opciones que son interesantes y pueden mejorar mucho la utilidad de Gmail, próximamente os hablaré de ellas.

4- Dentro de Labs tenéis que localizar la opción llamada “Retoques de la firma de Keith C y Dave C” como veis en la imagen marcado en rojo. Tan sólo tenéis que habilitarla.

Está es la solución para que vuestra firma se muestre siempre al inicio de cualquier email que escribais, de manera que quede justo debajo de las últimas palabras que escribis y no al final de todo el email completo. Espero que os sea igual de útil que lo ha sido para mí. Y si os queda alguna duda o tenéis algo más a aportar…ya sabéis, a comentar!

Como webmaster y bloguer más de una vez me he hecho esta pregunta, poco correcta, pero muy real de cara a conocer a los usuarios: ¿hace el Captcha que alguien que comentaría en una entrada, por pereza de no escribirlo no comente? Digo poco correcta porque se puede pensar que estoy diciendo algo malo. Porque sí, todo el mundo es anti-spam pero no todo el mundo colabora para que no haya spam.

Es evidente que el Captcha (Captcha es el acrónimo de Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart Prueba de Turing pública y automática para diferenciar máquinas y humanos) es una arma de gran valor en contra del tan indeseable spam (por cierto ¿alguien conoce a algún individuo que se dedique a hacer spam puro y duro? del que sabes de sobra que es una maquinita que se dedica a hackear webs, no del que quiere que lean sus post o que visiten su blog y lo hace a muy pequeña escala… ¡Es que yo no conozco a nadie que se dedique a ésto! me pica la curiosidad…) y que ayuda a que la red se mantenga cada vez más limpia de contenidos no deseados.

Pero yo sí que he llegado a plantearme cómo influye el Captcha en el usuario. Como webmaster viene de lujo porque eliminas gran parte del spam que recibes, pero como usuario tengo que reconocer que a veces, por no poner el típico Captcha ilegible, he decidido no comentar o no participar. Y eso mirandolo como webmaster tira para atrás, porque se convierte en una especie de caja de pandora. Si la abres (no usas Captcha) te vendrá spam casi con seguridad y comentarios sanos también, te vendrá de todo…¿pero habrán menos sanos? Formulado de otra forma, ¿es una afirmación real que habrán usuarios que se tiren atrás con el Captcha y por no molestarse no comenten? Yo creo que sí.

A pesar de esta conclusión, ayer mismo instalé un plugin en éste blog para que cuando queráis comentar haya Captcha. Creo que aunque haga que alguien se eche atrás a la hora de comentar por no tomarse las molestias, merece la pena, porque ya estaba recibiendo spam, y seamos sinceros: me daba mucha rabia ver que un comentario a moderar nuevo era spam puro y duro.

Además quiero aprovechar para que esta “vagancia” de la que hablo, sobre no comentar o no participar en un blog o web por no pararse 10 segundos, es al fin y al cabo la que hace que el spam sobreviva.

Así que a pesar de las consecuencias negativas que puede llegar a tener el Captcha, lo recomiendo a bloggers y webmasters que se planteen ponerlo. Tal vez tratar estas consecuencias negativas sea políticamente incorrecto, que alguien pueda pensar “oh!, está poniendo en duda una medida como algo tan horrible como el spam!”, pero es una realidad que como webmaster se llega a plantear en ocasiones puntuales (no es lo mismo una web con miles de visitas que una con poquitas… o una programacion libre con una seguridad ínfima que otra con una seguridad mucho más trabajada)

Captcha según la wikipedia
Spam según la wikipedia

A todos nos ha pasado alguna vez que nos quedamos sin ideas. Normalmente en mi caso por querer encontrar ideas brillantes rápidamente para aplicarlas lo antes posible. Eso es contraproducente y hace que nos quedemos sin ellas. Pero no solo nos pasa a los webmasters, bloguers, etc (solo faltaría!jaja), le pasa a todos los que necesitan creatividad para realizar sus proyectos.

Por eso voy a enumerar unas cuantas recetas para cuando uno está en esta situación, son mis recetas. En este caso me refiero a cuando hay escasez de ideas para escribir un post, para empezar ese proyecto o para continuarlo.

• Desconectate de la red. Tómate un respiro, olvidate del Facebook, del Twitter y de tu lector de feeds porque a veces tanta información nos colapsa.
• Vuelve a la idea madre de lo que quieres hacer. Es decir, muchas veces empezamos a hacer cosas y acabamos construyendo primero el tejado, o directamente no seguimos el orden que deberíamos por intentar ir demasiado deprisa. Acuerdate de que es lo que querías hacer cuando empezaste.
• Dedícate a otra cosa que pueda inspirarte: leer, escuchar música, jugar a la Xbox, dar un paseo, ir de compras…vamos, que hay que tomarse un tiempo para alimentarse de cosas nuevas, que nos den ideas frescas, cosas que no se hayan ocurrido antes.
• Otra opción, es que si has estado off-line, que te pongas on-line. Lee blogs, busca páginas nuevas, sigue nuevos Twitters, atiborrate de ver vídeos en Youtube…alimentate. Seguro que se te ocurren cosas nuevas.
• Algo que suelo hacer también es coger un papel cualquiera (a veces hasta la parte de atras de un recibo jaja) y apuntar cosas que me ronden por la cabeza. Desde lo más absurdo hasta lo que más presente tengas. Luego pégale un vistazo en unos días y seguro que se te ocurre algo más. A mí me funciona…
• Y algo que no debes hacer es ser pesimista. En cualquier momento, en el menos pensado…se te ocurrirá algo…y quién sabe! Tal vez reinventes Google, Youtube o algo así… o simplemente podrás seguir funcionando sin estar desmotivado.

En el PC donde mantengo mis blogs, correo y webs al día tengo una bastante mala conexión a la red wifi de mi casa. No vivo en un palacio, no, pero maravillas de la física hacen que llegue muy mal a este ordenador. Y cuando el router se estropea poco puedes hacer. Tengo un laptop (mi laptop, del que hablaré en algún post) donde puedo moverme y tengo la mayoría de las aplicaciones que uso para trabajar…pero una pantalla de 10.2″ no sirve para estar un buen montón de horas de cara a ella.

Durante unos días sin router (no es la primera vez que me pasa) he tenido que reorganizarme, y estas son algunas de las medidas (consejos) que tomo cada vez que un imprevisto de estos interrumpe la marcha constante de mi trabajo (incluido Twitter y redes sociales varias además del trabajo que antes he citado):

• Prioridad principal: revisar el correo. Nunca sabes quién te ha podido escribir y que oportunidad se te ha abierto. Todo puede esperar, pero con la velocidad de comunicación con la que trabajamos hoy día nunca se sabe. Así que si se puede mirar el correo, aunque sea para descartar lo importante de lo que no es tanto, hay que hacerlo.
• No esta de más avisar a tus seguidores, visitantes de tus blogs, portales o webs de que tienes un problema. La transparencia en este caso es una virtud. Yo en mi caso lo hice a través de Twitter.
• Mantener la calma. Estar unos días off-line tampoco es para tanto, es más, puede ayudarte a que surjan nuevas ideas que no se te han ocurrido delante del monitor y navegando a 120km/h, con 7 pestañas mínimo en el navegador, como solemos hacer…(seguro que no soy el único )
• Centrate en que el problema que hace que no estés online se solucione cuanto antes.
• Una vez hayas solucionado el problema y estés on-line, no intentes hacer todo de una. Paso a paso, revisa el correo, tu Twitter, redes sociales…con calma y luego céntrate en recuperar el tiempo perdido. A veces no se recupera haciendo de golpe todo lo que no has podido hacer en esos días. Sé creativo, seguro que “tanto tiempo off-line” te ha servido para algo.
• Vuelve a avisar a tus seguidores de que ahora si que estas dentro. Siempre comunicación, imprescindible que sea 2.0 (solo faltaría!)

A mi unos días sin el ritmo de trabajo en Internet que llevaba (que tampoco era grandísimo) me ha referscado la memoria y me ha dado ideas. Siempre hay que sacar el lado positivo de la cosas. Ahora… a trabajar!