Si trabajas con Gmail y te has dado cuenta de que la mayoría de emails que envías o que contestas son muy repetitivos, estoy seguro de que te puede interesar esta opción que proporciona Google Labs.  Seguro que es tu caso y que muchas veces has redactado el mismo email varias veces y has perdido tiempo de forma innecesaria.

Se trata de las “Respuestas prediseñadas“, es decir “grabar” ese o esos emails y con solo un click añadir en el email que estes redactando. Así te puedes olvidar de copiar y pegar desde el Notepad o el bloc de notas (algo que hacía yo hasta conocer esta magnifica herramienta). Es decir, si siempre tienes que contestar lo mismo a ciertos emails, no tendras que redactarlo cada vez, con las respuestas prediseñadas de Gmail podras hacerlo directamente.

Os explico como activar esta opción.

1 – Dentro de vuestra cuenta de Gmail ir a configuración.

2- En el panel de configuración ir a la subcaterogría “Labs” marcada en rojo en la imagen que os muestro.

3- Una vez en “Labs” veréis un motón de opciones . Buscad “Respuestas prediseñadas“:  “El correo electrónico ideal para los que son muy perezosos. Guarda los mensajes que sueles escribir y envíalos con el botón que se encuentra junto al formulario “Redactar”. También puedes utilizar los filtros para enviar correos electrónicos.”

4- Una vez habilitada la opción se os reiniciará Gmail. Ahora tenéis que ir a “Redactar” un email. Ya os saldrá la opción de “Respuestas prediseñadas” tal como podéis ver en la siguiente imagen:

5- ¿Cómo crear una respuesta prediseñada? Escribe lo que quieres que sea una respuesta prediseñada. Aquí en el ejemplo que os pongo he escrito el siguiente texto: “Esto es una prueba de una respuesta prediseñada“. Una vez tengas escrito el texto haz click en “Guardar” tal como sale en la siguiente captura y dale un nombre a esa respuesta prediseñada (en este caso le he llamado “Prueba“)

6- Ya tienes tu primera respuesta prediseñada. Ahora para añadirla tienes que hacer click en “Respuestas prediseñadas” (justo al lado de “Adjuntar archivo” como puedes ver en la captura) y te saldrán las opciones: “Insertar“, “Guardar” o “Suprimir” (que sirven lógicamente para lo que su propia palabra indica). Así podrás crear tantas respuestas como quieras (desconozco si hay algún límite) y con dos clicks la tendras escrita.

7- ¡Ojo! No añadas la firma en la respuesta prediseñada. Si la añades te saldá repetida. Guarda tu respuesta prediseñada sin firma (borrala) para que la firma salga correctamente, es decir solo una vez.

Con esta herramienta mejoraréis en productividad y perderéis mucho menos tiempo con el correo. Para mí fue todo un descubrimiento y la uso a diario, muchas veces modificando la respuesta prediseñada pero conservando la base.

Cualquier sugerencia o aporte será bien recibido ; )

Algo de lo que hace tiempo me dí cuenta como webmaster es la importancia que tiene llevar una buena organización y orden de tus contactos. En general en casi todas las profesiones es importante, pero como webmaster son muchos los emails con los que trabajas y a veces puede resultar caótico. Y es que precisamente un webmaster no trabaja con direcciones postales, trabaja normalmente poco con teléfonos, pero sí trabaja siempre con direcciones de correo electrónico.

La organización de tus contactos puede condicionar tus posibilidades de futuro. Relacionándolo con el post “Política contestar TODOS los emails“, si eres webmaster, el correo electrónico forma parte de una de las herramientas más importantes con las que trabajas. Si contestas todos los emails, y llevas una buena gestión de a quién te diriges, ganarás en productividad y posibilidades.

¿Como organizar tus contactos? Yo he probado decenas de gestores de contactos, pero todavía no he encontrado ninguno que pueda sincronizar con todos mis ordenadores. Yo cuando me planteé la gestión de contactos en serio, quería algo que pudiera tener a mano en cualquier momento. Así que como trabajo con Gmail, creé una tabla excel en Google Docs, de manera que a parte de poder verla desde cualquier lado, también pudiera compartirla con mis socios y ellos conmigo.

Ya veis, una simple tabla de excel con varios items puede hacerte el apaño. En mi caso trabajo con bastantes items por contacto, aunque no necesariamente rellene siempre todos. Pero cuanta más información tengas sobre quién quieras dirigirte o consultar, mejor. Dicen que la información es poder. Es un pequeño esfuerzo el rellenarlo y mantener actualizada la excel, pero a la larga es sumamente útil.

Una opción que da Evernote es que puedes recortar cualquier cosa que estes viendo en tu pantalla. Yo he creado una libreta exclusiva para contactos. De esta manera cada vez que veo la firma de un email, o un párrafo en una web donde esta la información o el correo electrónico de ese contacto, lo capturo y lo almacena. Luego dedico media horita a la semana a completar la excel con esos datos recopilados.

Algunos de los items que pongo para cada contacto son: Id (número ordinario correspondiente del contacto), nombre, categoría, web, persona de contacto, email, fecha de la última vez que contacté, teléfono, dirección postal y luego otros items específicos a los servicios que ofrezco en cada una de las webs.

Lo bueno que tiene excel es la opción de usar varias hojas. Puedes tener todos los contactos en un mismo excel, pero separados por web con la que trabajes o cualquier otro criterio. Es un sistema sencillo y muy útil. No he inventado nada, pero si creo que es conveniente trabajarlo y tenerlo muy en cuenta. Es importantísimo cuidar los contactos, y como webmaster mucho más.

Fotografía extraída de Flickr

Hace tiempo que llevo empleando esta política y he de reconocer que a pesar de ser costosa da sus frutos. Cuando trabajas con varias cuentas de correo, como es mí caso y seguro que el de muchos de vosotros, al día llegan muchas decenas de emails que tenemos que procesar de alguna manera. Leer, etiquetar “añadir enlace a post etiquetas”, atender, archivar… y por último contestar. Y aquí es dónde he aprendido que contestar todos y cada uno de los emails que van dirigidos a tu persona, a tu web, a tu empresa es fundamental. Nunca sabes donde hay una oportunidad, y por eso, lejos de como trabajaba hace años, hoy por hoy trabajo con una política que me he autoimpuesto que es la de contestar todos, absolutamente todos los emails que me llegan.

¿Excepciones? Lógicamente el spam con el que es absurdo perder el tiempo, los emails que se reevían de unos a otros tipo “sino reenvías este email a 20 personas en menos de una hora una desgracia te caerá” y sencillamente los que se me olvidan que deben ser algunos seguro, digo yo. La experiencia me ha demostrado que contestando todos los emails trabajaras mejor con tus contactos (aumentan en número y calidad), abarcaras más oportunidades, sean del tipo que sean, y daras una imagen positiva de cumplimiento.

Todos nos hemos encontrado en la situación de enviar un email a alguien, y que pasen días y semanas y no llegue una contestación. Como a mí me ha pasado y sé que molesta, y en ocasiones mucho cuando es algo que interesa realmente, otro motivo por el que me he autoimpuesto la política de contestar todos los emails es no hacer a otros lo mismo que me han hecho y me harán a otros. Que ojo por ojo el mundo quedará ciego, decía Gandhi. Es evidente que no todos los días se pueden contestar a todos los emails, pero siempre tenemos huecos en los que podemos hacerlo y llevar el correo más o menos al día. Ni procrastinar ni ansiedad, vamos. Es algo que os recomiendo y aunque supone un tiempo considerable, existen métodos para agilizarlo.

“Trabajaras mejor con tus contactos, abarcaras más oportunidades,  y darás una imagen positiva de cumplimiento.”

Para empezar a mí me ayuda trabajar con Gmail, tiene varias herramientas que reducen el tiempo que utilizas en contestar cada email, como el autoinsertado de firma del que ya hablé en el post donde contaba como colocarla justo después de lo que escribes, y otras herramientas que tengo en el tintero contaros y que iran en próximos post de la serie “Gmail”. También la extensión de Firefox “Gmail Manager” agiliza la revisión de varias cuentas de correo y ahorra tiempo.

No contestar a los emails que te llegan puede llevar a que quedes mal con la otra parte, que tu mismo pierdas una oportunidad donde no la ves de tratar con alguien que puede aportarte cosas. Mi experiencia es que es así, y que contestando salen cosas interesante de debajo de las piedras a veces.

Mi navegador favorito es Firefox. ¿La razón? La cantidad de complementos con los que puedes personalizártelo, además de la rapidez frente a Internet Explorer, que también sea dicho me parece bastante malo en general y en concreto, lento.

Y como Firefox es mi navegador favorito gracias a los complementos que tengo puestos en él, os voy a decir cuales son de manera que también a vosotros os puedan ser útiles si no los conocéis. La mayoría de los que tengo son sacados de otros post como éste así que quiero saldar la deuda y compartir. Os los pongo por orden de utilidad:

1. Gmail Manager. Fundamental e importantísimo. Es el que más utilidad me da y el que más productivo hace mi trabajo. Consiste en un gestor multicuentas para Gmail. Es decir puedes tener activas todas las cuentas que tengas en Gmail sin necesidad de entrar y salir a cada una de ellas para ver si te ha llegado algo. Con este complemento configuras el tiempo que quieras para que refresque la cuenta y podrás saber cuantos correos sin leer tienes asi como una vista previa de ellos. Con un sólo click pasas de una cuenta a otra. Aseguraros de descargaros la última versión, sino os puede dar problemas, os enlazo a ella.
2. Echofon. Como ya dije en el post “Como me organizo en Twitter (I)” el Echofon lo utilizo complementando a Hootsuite. Para revisar a tiempo real los tweets suelo utilizar echofon. Es más rápido y el hecho de tenerlo integrado en Firefox le hace más accesible. Eso sí, para twittear Hootsuite es mucho más claro y ofrece mejores prestaciones, sobretodo en cuestión multicuentas.
3. Faviconize Tab. Lo descubrí hace unas semanas y tengo que confesar que me encanta. ¿No te pasa que muchas veces siempre tienes dos o tres pestañas siempre abiertas? Pues Faviconize Tab las reduce al favicon, de manera que la pestaña reduce notablemente su tamaño. Y si eres como yo que suele trabajar con un montón de pestañas a la vez, se agradece.
4. Download Statusbar. Es un gestor de descargas, que sustituye la a veces molesta ventana de descargas que Firefox lleva por defecto por una barra ordenada donde aparecen toda las descargas que tengas en ese momento activas. Facilita más información de la descarga. Es mucho más cómodo descargar así
5. Tab Mix Plus. Un organizador de pestañas que mejora la navegación. Puedes bloquear pestañas e indicar acciones concretas para el uso de ellas. Como la Download Statusbar añade comodidad
6. Xmarks. Lo uso para tener todos mis marcadores sincronizados trabaje desde mi ordenador principal o desde mi laptop. Cuando lo descubrí me olvide de el pensamiento “Vaya, este marcador no lo tengo en este pc“.

Aquí os dejo un screenshot de mi ventana de complementos. Como veréis hay algunos que no he comentando, más que nada porque no los utilizo directamente.

Una de las ventajas importantes de utilizar Gmail como cuenta de correo electrónico son sus etiquetas, que te permiten clasificar los emails de una manera bastante efectiva.

A cada etiqueta le das un color y así cada vez que entres a tu cuenta de un solo vistazo puedes localizar mejor los emails que buscas que previamente has etiquetado, a parte de que luego puedes seleccionar cualquiera de las etiquetas para que te salga el listado de todos los emails que están marcados con una u otra. Es un sistema muy ventajoso que ayuda a ahorrarse quebraderos de cabeza cuando quieres buscar algún email u organizarte el correo aseadamente. El problema surge cuando tienes un número considerable de etiquetas y los colores que por defecto te proporciona Gmail no son suficientes como para diferenciar unas etiquetas de otras. Gmail por defecto te deja elegir entre estos pocos colores:

Pero el filón de recursos de Gmail Labs ha tomado medidas sobre ello y ha dado una solución. En “Configuración – Labs” podéis encontrar la  siguiente opción:

En el momento que la habilites prueba a volver a cambiar el color de una  etiqueta. A parte de la variedad de colores que te aparecían por defecto  ahora tienes la opción de “Añadir color personalizado” tal y como muestro en la imagen.

Una vez habilitada esta opción de Gmail Labs y seleccionando la opción de “Añadir color personalizado” os saldrá un panel con una paleta de colores para el color y para el texto de la etiqueta, de manera que podréis tener bastante más colores para ellas. Las paletas de colores que salen son éstas:

Esta opción de añadir más colores a una etiqueta es otro pequeño recursos de Gmail Labs que nos puede hacer mucho más eficiente nuestro tiempo gestionando el correo eléctronico. A mí en alguna de las cuentas de correo que tengo me es muy útil, puesto que tengo muchos  emails de muchas temáticas y necesito muchas etiquetas para poder organizarme. Espero que si no conocías esta opción te sea tan útil como a mí.

Y si tienes alguna duda…dejame un comentario y te hecho un cable!

Algo que cuando descrubrí me fue realmente útil, fue encontrar la manera de colocar en Gmail la firma justo al final de lo que escribo y no al final del email como pasa de forma predeterminada.

A veces es muy incómodo que tu firma, que has configurado para que se inserte siempre, se vea bien justo al final del email que estas escribiendo, pero al haber varios emails adjuntos (debido a que ese email es la contestación a otros, por ejemplo) no lo hace y se coloca al final del email. Así el remitente no la ve al final de tu escrito, la verá en la parte final, si es que lee hasta los emails anteriores insertados en el que escribes. Para esto Google Labs ha puesto solución.

A continuación os muestro los pasos a seguir para configurarlo:

1 – Dentro de nuestra cuenta de Gmail ir a configuración.

2- En el panel de configuración ir a la subcaterogría “Labs” marcada en rojo en la imagen que os muestro.

3- Una vez en “Labs” veréis un motón de opciones nuevas. Así definen ellos Labs: “Gmail Labs es un centro de pruebas de las funciones experimentales que no están preparadas para estrenarse. Pueden cambiar, estropearse o desaparecer en cualquier momento.” Hay muchas opciones que son interesantes y pueden mejorar mucho la utilidad de Gmail, próximamente os hablaré de ellas.

4- Dentro de Labs tenéis que localizar la opción llamada “Retoques de la firma de Keith C y Dave C” como veis en la imagen marcado en rojo. Tan sólo tenéis que habilitarla.

Está es la solución para que vuestra firma se muestre siempre al inicio de cualquier email que escribais, de manera que quede justo debajo de las últimas palabras que escribis y no al final de todo el email completo. Espero que os sea igual de útil que lo ha sido para mí. Y si os queda alguna duda o tenéis algo más a aportar…ya sabéis, a comentar!

Para mi cuenta de correo electrónico utilizo Gmail como la mayoría de los que trabajamos en Internet. El servicio de correo de Google es de los que ofrecen más posibilidades: capacidad, herramientas, intuitividad, calidad, privacidad… son muchos los factores. Por ello quiero comentar cómo utilizo yo Gmail, que herramientas aprovecho, cuales desestimo y el partido que le saco a cada una de ellas. Por supuesto, estoy abierto a que me conteis más consejos para Gmail, más recovecos y más trucos que sean útiles.

Voy a empezar por como utilizo las etiquetas de manera eficiente y cómo he llegado a la conclusión de que la manera en que las uso es la más productiva. Para los que no sepais de que hablo me refiero a las etiquetas que aparecen en el sidebar izquierdo de vuestra cuenta de Gmail. Por defecto salen “Personal”, “Viaje” y alguna más. Pues bien, para etiquetar un email tan sólo teneis que seleccionarlo y etiquetarlo (el menú superior del correo os da la opción) con la que creais más apropiada. Y aquí viene mi primer consejo.

¿Cuantas etiquetas tengo que crear?
¿Mejor muchas y generales, o pocas y concretas?

En mi opinión las justas, no hay que segmentar más de lo necesario. Pero si que hay algunas que considero “obligatorias“.  Para empezar la primera etiqueta que hay que crear es la de “Terminado” o “Finalizado” para así marcar los emails que ya estén resueltos y que en principio no haya que tocar más. Esto os ahorrará mucho tiempo en comparación con lo que cuesta etiquetarlo, ya que será cuestión de pegarle un vistazo al correo para ver si tenéis mucho hecho o mucho por hacer. Una vez creada ésta todo depende del uso que le vayas a dar al correo, pero creo que otra etiqueta que marque los emails pendientes de revisar o de contestar, es más que importante, la podéis llamar “Pendiente“, por ejemplo. Así cuando entres a tu correo de un vistazo sabras por que emails tienes que moverte. Por eso “Finalizado” y “Pendiente” las considero imprescindibles. Después podéis crear algunas como “Urgente” o “Importante” para que todavía sea más intuitivo vuestro correo.

Como sabéis a las etiquetas le podeis dar un color u otro, es conveniente que eligais bien y no cambieis continuamente los colores de las etiquetas. Quiero decir, si la etiqueta “Pendiente” es verde, dejala verde. Si cambias demasiado pierdes en intuitividad y rapidez, y todavía más si esa cuenta de correo la utilizan otros usuarios. Puedes ser un poco caótica la solución. Si se os acaban los colores o queréis darle un toque más personal, podeis recurrir a una herramienta de Google Labs (podéis activar Google Labs desde el menú de configuración) llamada “Colores de etiqueta personalizados“ por Mark K que os dará la opción de agregar colores personalizados a las etiquetas tanto a la fuente del nombre de la etiqueta como a la etiqueta en sí. Es un poco rizar el rizo, pero yo la uso…es cuestión de gustos y del número de etiquetas que tengas. Si necesitas muchas a veces hace falta algún color más.

Creo que cuando descubrí las etiquetas de Gmail, descrubrí América. Siempre andaba muy perdido con el correo, muchos entrantes y solo con la opción de ponerle una estrellita al mensaje que consideraba importante no era bastante. Os digo que la productividad de mi tiempo trabajando en Gmail se ha multiplicado por 10 desde que las uso, os las recomiendo mucho.